NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL (GDPR)

1. Introducere 

Fundația OMV Petrom, persoană juridică fără scop patrimonial, cu sediul in Petrom City, Str. Coralilor, nr. 22, Clădirea Infinity Building, etaj 4 sector 1, București, înregistrată în Registrul Asociațiilor, Fundațiilor și Federațiilor sub nr. 253464340 / 20.05.2021, cod unic de înregistrare 44073306 („Fundația” / „Organizatorul” / „Operatorul”), în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”), ale Legii nr. 190/2018, precum și ale oricăror alte acte normative aplicabile.

Prezenta Notă de Informare stabilește condițiile în care sunt colectate, utilizate, stocate, divulgate și protejate datele cu caracter personal furnizate prin intermediul platformei „Azi. Împreună.”, disponibilă pe site-ul https://finantare.fundatiaomvpetrom.ro/ro („Platforma”) în cadrul fondului de finanțare „Azi. Împreună.” („Fondul de finanțare”).

Prin transmiterea unei aplicații prin intermediul Platformei, persoana care completează formularul confirmă că a luat cunoștință de prezenta informare.

2. Categorii de persoane vizate 

În contextul Fondului, Fundația poate prelucra date aparținând următoarelor categorii de persoane vizate:

• reprezentanți legali ai organizațiilor aplicante;
• persoane de contact desemnate de organizațiile aplicante;
• membri ai organelor de conducere, administrare sau control ai organizațiilor aplicante;
• fondatori / membri fondatori ai organizațiilor aplicante;
• orice alte persoane ale căror date sunt incluse în documentația transmisă de aplicant în mod justificat și relevant pentru evaluarea aplicației.

3. Categorii de date prelucrate 

În funcție de documentele și informațiile transmise, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

• date de identificare: nume, prenume, funcție / calitate în cadrul organizației; 
• date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon, alte date de contact furnizate voluntar; 
• date privind organizația: denumire, sediu, cod fiscal, statut juridic, informații privind activitatea,  structura de conducere, membrii fondatori; 
• documente justificative: ultimul bilanț contabil depus, documente statutare, documente suport pentru evaluarea eligibilității; 
• date rezultate din verificări independente efectuate de Organizator în informații public disponibile pentru a evalua îndeplinirea criteriilor de eligibilitate și de integritate.

4. Scopurile prelucrării 

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru următoarele scopuri:

• administrarea și operarea Platformei;
• primirea, înregistrarea și procesarea cererilor de finanțare;
• verificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate;
• analiza financiară preliminară a organizației aplicante;
• efectuarea verificărilor de due diligence, inclusiv verificări de reputație, integritate, conflict de interese și conformitate;
• solicitarea de clarificări și comunicarea cu organizațiile aplicante;
• selecția proiectelor eligibile pentru sponsorizare/finanțare;
• negocierea, semnarea și executarea contractelor;
• îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale, contabile și de audit;
• apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Fundației OMV Petrom în cadrul eventualelor litigii, investigații sau proceduri administrative;
• arhivare și păstrarea evidențelor interne privind Fondul de Finanțare.

5. Temeiurile juridice ale prelucrării 

Prelucrarea datelor se întemeiază, după caz, pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri legale prevăzute de GDPR:

• art. 6 alin. (1) lit. B) GDPR – efectuarea demersurilor necesare în vederea acordării sponsorizării și, după caz, încheierii unui contract;
• art. 6 alin. (1) lit. C) GDPR – îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile Operatorului;
• art. 6 alin. (1) lit. F) GDPR – interesul legitim al Fundației de a evalua eligibilitatea, integritatea, reputația și conformitatea organizațiilor aplicante și a persoanelor relevante asociate acestora, precum și de a preveni fraudele, conflictele de interese și riscurile reputaționale;
• art. 6 alin. (1) lit. A) GDPR – consimțământul persoanei vizate, exclusiv în situațiile în care acesta este solicitat în mod distinct.

6. Sursa datelor 

Datele pot proveni din:

• informații furnizate direct de aplicant;
• documente încărcate pe Platformă;
• baze de date publice și registre publice;
• surse publice accesibile în mod legal;
• informații comunicate ulterior în etapa de clarificări / contractare.

7. Destinatarii datelor 

Datele pot fi comunicate, strict în măsura necesară, către:

• personalul autorizat al Fundației și membrilor Consiliului Director;
• consultanți externi și avocați desemnați în procesul de verificare și conformitate;
• furnizori de servicii IT, hosting, cloud, securitate cibernetică și suport tehnic, inclusiv furnizorul platformei tehnologice stabilit în UE;
• auditori, consultanți financiari sau alți consultanți externi;
• personalului autorizat al companiilor din grupul OMV Petrom, la nevoie și în funcție de scopul prelucrării cu păstrarea confidențialității;
• autorități publice competente, atunci când legea impune acest lucru.

8. Transferuri internaționale de date 

În măsura în care anumite servicii tehnologice utilizate de Operator implică accesarea sau prelucrarea datelor în afara Spațiului Economic European, astfel de transferuri vor avea loc exclusiv în condițiile permise de GDPR și cu implementarea garanțiilor adecvate, inclusiv, după caz, clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

9. Perioada de stocare 

Datele vor fi păstrate după cum urmează:

• aplicații neeligibile / respinse / necâștigătoare: maximum 1 an de la anunțarea proiectelor câștigătoare din ediția respectivă a Fondului;
• aplicații eligibile selectate pentru sponsorizare / finanțare: datele vor fi prelucrate pe perioada derulării relației contractuale, iar după aceasta, pentru perioadele impuse de dispozițiile legale în materie financiar-contabilă și/sau necesare apărării drepturilor și intereselor Fundației (perioada termenelor de prescripție), dar nu mai puțin de 6 ani; 
• datele prelucrate în baza consimțământului: până la retragerea acestuia, dacă nu există alt temei legal pentru continuarea prelucrării;
• conturile de utilizator și datele aferente: maximum 3 ani sau până la momentul când utilizatorul solicită ștergerea acestora, în timp ce datele încărcate în cadrul Fondului de Finanțare (documente, aplicații, informații justificative) sunt păstrate conform termenelor prevăzute la lit. a)–c) de mai sus, după care sunt șterse sau anonimizate, păstrându-se doar datele strict necesare menținerii contului (ex.: adresă de e-mail, nume, identificator de utilizator).

10. Obligațiile aplicantului privind datele terților 

Organizația aplicantă declară și garantează că:

• are dreptul legal de a transmite datele persoanelor indicate în aplicație;
• a informat persoanele vizate cu privire la această transmitere;
• datele furnizate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar;
• nu va transmite categorii suplimentare de date personale care nu au fost solicitate, inclusiv copii ale actelor de identitate, coduri numerice personale sau alte date excesive, cu excepția cazurilor în care acestea sunt expres solicitate de Organizator.

11. Drepturile persoanelor vizate 

Conform GDPR, persoanele vizate beneficiază de dreptul de acces la datele sale personale, de dreptul la rectificarea datelor, de ștergere a acestora, dreptul la restricționarea prelucrării, de opoziție la prelucrarea datelor, dreptul la portabilitatea datelor (după caz), de a se adresa justiției, dar si autorității naționale de supraveghere – A.N.S.P.D.C.P. (www.dataprotection.ro) cu o plângere, dacă apreciază necesar. 

Pentru exercitarea acestor drepturi, se poate transmite un e-mail la adresa privacy@fundatiaomvpetrom.com sau la sediul Fundației OMV Petrom disponibil la capitolul de mai sus. 

Mai multe detalii despre modul de prelucrare a datelor cu caracter persona pot fi găsite în Politica de Confidențialitate a Fundației OMV Petrom, disponibilă aici.